ロジカルだけじゃ伝わらないとき、どうする？
仕事をしていると、
「なぜこんなに丁寧に説明しているのに伝わらないのか」
と思う場面があります。
こちらとしては、目的、背景、課題、原因、影響、対応策まで整理して話している。
筋道も立てている。
感情的に責めているわけでもない。
それでも、相手には伝わらない。
むしろ、説明すればするほど相手が黙ってしまったり、表面的な返事だけになったり、別の話にすり替わったりすることがあります。
このときに考えたいのは、
ロジカルに説明すれば、必ず相手に伝わるわけではない
ということです。
ロジカルに話しても、相手がロジカルに受け取るとは限らない
ロジカルに話すこと自体は大切です。
話の筋道がないと、相手は理解しにくいです。
目的と手段が混ざっていたり、結論と理由が曖昧だったりすると、会話は迷子になります。
ただし、こちらがどれだけロジカルに話しても、相手が同じようにロジカルに受け取れるとは限りません。
相手によっては、構造で話を捉えるよりも、
「結局、何をすればいいのか」
「自分は怒られているのか」
「これは責任を問われているのか」
「細かい話をされているだけなのか」
という受け取り方になってしまうことがあります。
こちらは構造の話をしている。
でも、相手は感情や作業指示のレベルで受け取っている。
このズレがあると、どれだけ説明を重ねても伝わりません。
説明量を増やすほど、伝わらなくなることもある
伝わらないとき、人はつい説明量を増やしたくなります。
「背景から説明します」
「そもそもこれはこういう構造で」
「なぜなら、こういう問題があって」
「だから、このままだとこうなります」
もちろん、これで伝わる相手もいます。
しかし、相手が情報を整理しながら聞けない場合、説明量を増やすほど逆効果になります。
相手の頭の中では、論点が積み上がるのではなく、散らかっていきます。
結果として、最後には
「結局、何を言われているのか分からない」
「なんとなく責められている気がする」
「難しいことを言われている」
という状態になります。
こちらは丁寧に説明しているつもりでも、相手からすると処理できない情報を渡され続けている状態です。
一問一答で、相手の頭に論点を置く
では、どうすればよいのか。
一つの方法は、一問一答で進めることです。
いきなり全部を説明するのではなく、相手が考えられる単位まで分解します。
たとえば、次のように確認していきます。
「この作業の目的は何だと思いますか？」
「その目的に対して、今のやり方は合っていますか？」
「誰が困っていますか？」
「このままだと何が起きますか？」
「まず一つ変えるなら、どこだと思いますか？」
このように、一つずつ問いを置いていく。
大切なのは、相手を論破することではありません。
相手の頭の中に、考えるための小さな入口を作ることです。
ロジカルに長く説明するのではなく、
相手が自分で一つずつ考えられる形にする
ということです。
伝わったら嬉しい、くらいの期待値でよい
もちろん、一問一答にしたからといって、必ず伝わるわけではありません。
それでも伝わらないことはあります。
なぜなら、伝わらない理由は、こちらの説明力だけではないからです。
相手の関心が薄い。
責任を持って考える気がない。
自分の作業範囲だけで物事を見ている。
構造ではなく、目の前の指示だけで判断している。
考えること自体に慣れていない。
こうした場合、どれだけ丁寧に伝えても、深い理解までは届かないことがあります。
だからこそ、期待値を少し下げることも必要です。
「絶対に理解させる」ではなく、
「伝わったら嬉しい」くらいでよい。
これは諦めではありません。
相手を見下すことでもありません。
こちらが必要以上に消耗しないための、現実的な距離感です。
伝えることと、変えることは違う
仕事では、相手に伝える必要があります。
しかし、伝えたからといって、相手が変わるとは限りません。
ここを混同すると苦しくなります。
伝えることは、こちらの責任です。
ただし、受け取ること、理解すること、行動を変えることは、相手側の領域でもあります。
こちらができるのは、
相手が受け取れる粒度にすること。
一度に詰め込まないこと。
問いにして考えさせること。
必要な意図を淡々と伝えること。
反応を見て、相手の理解度を見極めること。
そこまでやっても伝わらないなら、それは「伝え方の問題」だけではありません。
相手の認知の限界、関心の薄さ、責任感、経験値の問題も含めて、次の対応を考える必要があります。
ロジカルに伝えるより、相手が考えられる形にする
ロジカルに話すことは大切です。
ただし、ロジカルに話すことが目的になってはいけません。
本来の目的は、相手に伝わることです。
相手が必要な行動を取れるようになることです。
会話を通じて、少しでも認識を前に進めることです。
そのためには、相手によって伝え方を変える必要があります。
構造で理解できる人には、構造で話せばよい。
背景から理解したい人には、背景から話せばよい。
一度に多くを処理できない人には、一問一答で話せばよい。
感情的に受け取りやすい人には、責めているのではなく認識合わせであることを先に伝えればよい。
伝え方を変えることは、相手に迎合することではありません。
目的を達成するために、伝達方法を調整しているだけです。
最後に
ロジカルに考えられない人に、ロジカルに一生懸命説明しても、伝わらないことがあります。
そのときに必要なのは、さらに長く、さらに正しく説明することではありません。
相手が受け取れる単位まで分解すること。
一問一答で、考える入口を作ること。
伝われば嬉しいくらいの期待値で、必要な意図を淡々と伝えること。
そして、伝わらなかった場合も、こちらだけの責任にしすぎないことです。
ロジカルに話すことは大切です。
しかし、ロジカルだけで人は動きません。
大切なのは、正しく話すことではなく、
相手が考えられる形にして渡すことなのだと思います。
コメント