結論を先に言おう！
結論を先に言いましょう。
この記事の結論を先に言いましたが、結論は先に言うべき理由について、述べます。
上司：結局、資料作成は終わったの？
部下：打ち合わせから帰ったところで、それまでは資料作りをしていて、部長の依頼を受けて○○を優先的にしていて、、
会社にいると、言い訳から入ってしまう部下の方や協力会社さんが、結構いらっしゃいます。
これが段々とエスカレーションされて、上司の口調がきつくなってきます。
上司からすると、出来たか出来てないか、出来ていないならいつできるか、といった点を気にしています。
部下からすると、自分の頑張りや思いが先行して発言してしまうのだろう、怒られるのだろうと思います。
気持ち、わかります。どちらの気持ちもわかります。
私は、ちょうど間の立場にいるため、タスクを依頼する側でもあり、タスクを依頼される側でもあります。
私としては、お互いの立場になって、会話がスピーディになって、早く終わらせてほしいです。
お互いの気持ちを理解することが重要であり、お互いハッピーになって欲しくて記載します。
上司の気持ち
上司からすると、タスクを部下に依頼してから、現在までの状況を確認し、次に何をしなければならないかを確認するために質問しています。
タスクが終わっていなければ
→いつまでにできるか、完了目途はいつか
→終わっていないのならば、なぜか
→阻害要因があれば、上司として支援は必要か
→個人として作業負荷が高ければ、別の人間にタスクを再割り当てするか
タスクが完了していれば
→結果を確認してよいか
→提出してよいか
といった、次のアクションを確認するために質問しています。
それを言い訳から説明されると、要領を得ないために時間のロスを感じ、段々とイライラしてきてしまいます。
段々と上司という立場ではあるものの、なぜ部下のために時間を費やすのか、こちらとしては別のタスクもあり忙しいと、思っています。
部下の気持ち
結論を先に言わない部下の気持ちは、いろいろあるかと思います。
- うまく説明できない
- 経緯や思いを理解してほしい
- 一言では言えない
おそらく、結論から最初から言わない方は、それまでの出来事や経緯、思いをわかってほしいと考えていらっしゃいます。物事にはYES or NOで説明できないこともあり、簡単に結論から説明できないと思っています。
それを、「結論は？」と言われると、一生懸命説明しているのに冷たくあしらわれているような感覚や怒られている感覚となり、余計委縮してしまいます。
傍から見た気持ち
上司部下でこのような会話や、他の同僚や、別の会社間でも、見かけます。
それを、関係ない立場で傍から見ていると、
・また始まった、長くなりそう
・もっとお互いの立場にたてないのかな
・その間だけではなく、周りも雰囲気悪くなるな
と思います。
段々と、自分が怒られているような気持ちや、もっとうまく説明したらよいのにと思ってしまい、頭がその会話にスイッチしてしまいます。
結局どうしたらよいか
部下の立場（報告する立場）では、基本、結論は先に言った方がいいです。
報告を受ける側にとってメリットのある内容であれば、結論のみで良いです。
報告を受ける側にとってデメリットのある内容であれば、結論をすぐにいうと、トゲがあるため、
（謝罪）→（結論）→（言い訳）→（結論）→（謝罪）といった順序で説明してほしいです。
例えると
（謝罪）申し訳ございません。
（結論）資料は完成しておらず、8割程度です。明日までに完成予定です。
（言い訳）実は部長から○○タスクを優先してほしいとされ、課長に相談したかったのですが、やむを得ず対応してしまいました。
（結論）ただ、明日までには完成できると思います。
（謝罪）ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。
といった具合です。
上司部下の関係がかなり良好でお互いの気持ちがわかっていれば、言い訳から入れるかもですが、基本は上の形でお願いしたいです。
上司の立場では、部下のペースに合わせて頂きたいです。
結論を先に言わないと、なかなか理解できず、時間もないため、イライラします。
上司は、部下に対して、気をつけないと、何でも言えてしまいます。
怒り狂うこともできますが、何の解決にもなりません。
部下はデメリットのある報告をすると、怒られることを想像するため、条件反射的に言い訳から入ってしまいます。
上司の立場では、自分に置かれている立場や状況を部下に説明することと、部下のレベルは人それぞれであるため、ゆっくりと教育してください。また感情的にならないでください。感情的になっても伝わらずただだたイライラをぶつけられて、受け手としては、言い返せないため、何も進みません。
ただ、説明下手なだけで、部下も一生懸命やっているはずです。
イライラを抑えて、（無理かもしれませんが）部下を、わが嫁わが子わが孫のように、どうぞ、見守って報告を受けてほしいです。
その後、冷静になってから、報告は結論から言ってほしいと促しましょう。なかなか治らないなら、根気よく冷静に依頼しましょう！
まとめ
お互い気持ちを通じていれば、生じない摩擦があります。
相手の立場になって会話がスムーズとさせ、効率化していきましょう。
ちなみに、私は伝える人や状況によって、あえて言い訳から入った方が良いと判断する場合もあります。
使い分けて効率化して、早く帰りましょう！
以上です。
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