会議が一番非効率！？

上司：○○の件で、打ち合わせしましょう。進捗会議も必要ですね。毎朝の進捗を確認するため朝会をしましょう。明日何をするか確認するため、夕会をしましょう。

会社にいると、会議ばかりですよね。

人によっては、会議の多いことで、「忙しい」＝「仕事をやっている」＝「私は優秀で会社に貢献している」と、内心思っていらっしゃるのでは無いでしょうか。

会議は、確かに効率的で会社や組織に貢献することになりますが、油断すると、主催者の意思や会議開催ルールによって、簡単に非効率とさせ、会社にとって貢献していないこととなります。

非効率化とならないよう主催者側は、参加者側を意識して会議を効率的にしましょう。

非効率になるポイントについて記述します。

ポイント１　時間的拘束を意識しましょう

打ち合わせや会議は、人と人が集まって、話すことを指します。

その時間は、基本、会議に集中することになり、参加者全員が、その議題に集中することになり、時間的に拘束されることとなります。その時間帯全員が集中していればよいですが、自分事ではないと思うと、自分の番が来るまで頭に入らないことが大半です。

会議は、別のタスクをやろうと思えばできますが、会議をしていない時間で集中したときと比較すると、明らかに非効率です。会議の参加人数や会議時間が増えるにつれ、集中できていない範囲が拡大されていきます。

参加人数　×　会議時間　×　頻度　＝　会議当たりの時間拘束範囲

会議時間当たりの時間拘束範囲は、その時間分、会議に集中させる時間となります。

主催者やメインで話す人は、会議で人を拘束してしまっていることを強く意識し、ポイントを絞って、参加人数、会議時間、頻度を抑えられないか、念頭に置きましょう。

よくあることですが、参加者としては、会社組織や上司の指示だからしょうがないとして受け入れてしまいます。
また、意思がなく参加する会議は何も考えなくてもよい時間となるため、しゃべらなければ、参加者にとっては自由時間であり、人によっては楽できるタイミングだと勘違いしてしまいます。自覚が無い方もいらっしゃるかもしれませんが、なんとなくわかったといった程度で終わる会議は非効率であり、時間拘束した甲斐がありません。

時間的に拘束されることはわかっているが、組織的にはしょうがない、会議が必要といった考えが先行され、集中できない人たちの範囲が拡大されてしまうことに目をふさいでしまっていることがよくあります。

時間拘束してしまっている認識を持って、会議を行ってください。

ポイント２　個別授業はしないで！

会議の目的は、

意思決定（参加者と一緒に判断したい）
意思確認（参加者はどういう意思か確認したい）
情報共有（参加者に知っておいてほしい）
状況確認（参加者はどういう状況なのか確認したい）

が、ほとんどです。

意思決定や意思確認は、会議の場として実施する意義があります。
会議前に意思確認はできて効率化を図れますが、意思決定は会議の場で行うことに意味があり、ここに効率化は中々難しいです。

情報共有や状況確認は、事前にある程度実施可能であるため、効率化可能です。
会議中に情報共有や状況確認を行うと、参加者のレベルによって、情報をうまくできない、状況をうまく説明できないことがあり、その参加者のために、時間を多く割くと、他の参加者が無駄になってしまいます。

学校で例えると、
「授業内容がわからない1人の生徒のために、授業中に個別指導を始めてしまう」
ようなものです。

会議（≒授業）を始める前に、参加者のレベルを把握し、事前に共有やフォローを行いましょう。
また、それが会議中に発覚した場合、すぐに個別指導をするのではなく、会議後に個別で打ち合わせ（≒個別授業）するべきです。

そうしないと、一人の参加者のために、他の参加者の時間を拘束してしまい、他の業務をこなしてもらう時間を削ってしまうことになります。

個別授業は、個別にしましょう！

理由３　デメリットが無いと集中できない

主催者側やメインで発言される人は、

（○○の件、この会議で決着させる！！）
（△△の件、先方と絶対合意するぞ！！）

と、意思を持って参加しています。

意思を持っている人は、その意思が叶わないと、自分にデメリットが発生すると感じているはずです。

（○○の件、この会議で決着しないと、部長や事業部長までエスカレーションされて、ヤバイことになる。。）
（△△の件、先方と合意とならないと、今期予算行かず、私の昇進・ボーナスが、、）

それら意思を持っている人が会議に参加することは意義があります。

ただ、なんとなく聞いておいてほしいとか、情報共有とかで参加を求められる、参加すること自体に意味があるといったいった理由で参加することがあります。

人間、自分に直接的デメリットが無いと感じると、話に集中できません。

参加を求める側は、参加を求められる側に、その意思を確認せず、参加させられることが多いです。

メリットがある、興味がある、単純に好きであれば、話を聞けます。そのため、有意義な会議となります。ただ、会議の大半はメリット、興味、単純に好きといったと話ではないため、それ前提とすると、仕事だから、言われたからで参加するひとがほとんどです。
そうすると、仕事だから、言われたから、参加する人にとって、デメリットが無い判断すると、ただ参加するだけの参加者となり、無駄に時間を浪費していることになります。

そうなると、話を集中していない人が参加していることとなり、時間拘束させることとなり、無駄な時間を費やすこととなります。

仕事上の会議は、参加する立場によって前提が異なり、デメリットの内容も変わります。

参加する人たちの選定は相手の前提を考慮してから参加依頼しましょう。