残業を減らす方法！100点ではなく80点を目指そう！

上司：来週までに発表資料を準備しておいてください。
　　　資料チェックするから、それまでにレビュー依頼調整しておいてください。

私　：はい、、（今、別の資料作っていたが、発表資料も？。定時に帰りたい。）

と、会社で仕事していると、よく遭遇する場面ですね。

すべてを完璧にこなそうとすると、時間がいくらあっても足りませんし、残業ばかりになってしまいます。

そのため、資料の出来具合を80%を目指すことで、時間効率を図りましょう。

資料作成する目的を確認しよう

資料作成には、

• 資料の目的
• 伝える相手
• 伝えるネタ
• 伝える量（発表資料なら時間）
• 納期

をまずは、上司に確認します。

上司も忙しいため、
上記の内容を部下にしっかり伝えてくれないことや
部下がどこまで知っているか、把握しないで依頼することが多いです。

ただ、ここで1つずつ確認すると、上司部下ともに時間のロスをしてしまいます。

上司が資料作成を依頼することになった経緯を、優先して確認し、
その情報を共有（メール、通知）してもらうよう依頼しましょう。

資料作成する前に

0%から資料を生み出すのは相当大変です。
何を書いたらよいか、まったく思い浮かばず、時間だけが過ぎていきます。

資料の目的や作成すべきボリュームを把握した次に必要となるのが、
類似資料の調査になります。

上司や先輩に、類似資料が無いかどうか質問することや、
日ごろから、自分が作成することを意識して、他人の資料を見ておくと
なお、作成スピードがあがります。

ただ、資料調査だけに時間を多く費やすことは、本末転倒です。

資料作成の準備を、ある程度でとどめておきましょう。

いざ資料作成

資料作成は、依頼元の上司に確認した内容を、頭に思い浮かながら作成します。

• 資料の目的
• 伝える相手
• 伝えるネタ
• 伝える量（発表資料なら時間）
• 納期

ただ、ここで重要なのは、80%程度の出来でとどめておくことです。
80%程度の出来とは、作成者のアウトラインや意図が記載されており、
てにをは、誤字脱字、図表といった点は気にせず、趣旨が伝われるレベルです。

上司と部下は人間同士なため、認識違いは当然発生します。
100%の出来で持っていくと、作成までに時間がかかった上に、上司の意図とは異なる方向の資料となっており、
やり直しになることが大半です。

80%程度の出来で、上司と認識があっているかどうかを、可能な限り早々に確認するべきです。
上司が難しい場合は、諸先輩に相談することを、おすすめします。

資料チェック仕上げ

上司や諸先輩にのチェックを受けてから、80%程度の出来から100%の出来に仕上げます。
チェック内容の修正、見た目の良さ、てにをは・誤字脱字・図表のミスといった点を修正します。

てにをは・誤字脱字・図表のミスが多すぎると、
資料を受け取る側の人間としては、そのミスばかりを見てしまい、
趣旨に着目してもらえなくなってしまいます。
（逆に、そのミスをそのままにして、趣旨からそらすという高等テクニックもありますが、使用をおすすめしません。。）

おくせず資料提出

自分なりに100%と思ったら、資料を納期より前に、上司に提出しましょう。

100%の出来なのかどうか、本当にミスは無いかどうかなど、あまりくよくよせず、思い切って早めに提出しましょう。
もし、納期直前に提出された場合、上司としては、納期までの時間が無い上にミスがあると、資料の修正対応に追われ、
上司から部下への風当たりが強くなることが予想されます。

まとめ

資料作成もそうですが、タスク全般は、80%程度の出来で、依頼元である上司や、経験値の高い先輩に確認いただくことが重要になります。

先輩や上司でも100%を求めてくる方は、いらっしゃいましたが、
私の経験談だと、100%だと思って、そのままOKとなったことは、ほぼもありません。
（私の出来がいつまでたってもわるいかもですが、、）

それを鵜呑みに100%でタスクをこなそうとすると、タスクに追われ残業を行い、やる気や自身が失われ、効率が下がり、納期を守れず、さらに別のタスクに追われることと、悪循環になっていきます。

また、上司や先輩の中でもすべてのタスクで100%を出そうと、残業をたくさんやられている方も見受けられます。

100%も重要ですが、すべてを100%にできないため、80%での見極めが重要ですね。

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